TIETOSUOJA

Viimeisin päivitys 18. toukokuuta 2018

Helpten takaa sinulle tietosuojan ja yksityisyyden suojan ehdottoman luotettavuuden

EU:n uusi tietosuoja-asetus (GDPR) tulee voimaan 25. toukokuuta 2018. Asetuksen tarkoituksena on lisätä yksilön oikeuksia oman henkilötietonsa hallinnassa ja käsittelyssä, sekä yhtenäistää lainsäädäntöä Euroopan Unionin sisällä. 

Helpten Oy:n ja sen henkilöstön toimintaperiaatteina on ehdoton luotettavuus yksityisyyttä suojaavan tietoturvan hallinnassa.  Helptenin asiakkaana voit luottaa siihen, että ajotietosi ovat ja pysyvät vain omassa käytössäsi. Helpten-tiedonsiirto tapahtuu salatusti, ja varmennetut palvelinyhteydet ovat palomuurein suojatut. Palveluista laaditaan kirjallinen sopimus, ja vain sopimuksen mukainen osapuoli voi seurata ajotietojaan. Ajotietoja ei myöskään voida välittää viranomaisille ilman asiakkaan kirjallista pyyntöä tai sopimusta. Kaikki Helptenin keskeiset yhteistyökumppanit ovat läpäisseet huolellisen tietosuoja-arvioinnin.

 

Mitä EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) merkitsee asiakkaillemme

GDPR tuo velvoitteita myös asiakkaillemme. Asetuksen noudattamisen lisäksi meille on erityisen tärkeää auttaa asetuksen noudattamisessa asiakkaitamme, joista tulee GDPR:n myötä rekisterinpitäjiä.  Me Helptenillä haluamme jatkaa korkeatasoisen palvelumme tuottamista ja sitoudumme kaikin tavoin avustamaan asiakastamme henkilötiedon käsittelyyn kohdistuvien vaatimusten täyttämisessä.

 

Mitä tietoa löydän tältä tietosuojasivulta

Tällä Helptenin tietosuojasivustolla kerrotaan mitkä ovat rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän vastuut ja velvollisuudet sekä miten me Helptenillä keräämme, säilytämme, prosessoimme, jaamme ja siirrämme henkilötietojanne, kun ne on rekisteröity meille ja kun käytätte palveluitamme. Pyrimme toiminnassamme siihen, että käsittelemme henkilötietojanne turvallisesti ja että emme käsittele mitään tarpeettomia henkilötietoja. Tältä sivustolta löydät periaatteet joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä sekä kuvauksen siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä miksi ja miten käsittelemme niitä.

Helpten päivittää näitä periaatteita toiminnan ja palveluiden muuttuessa tai kehittyessä. Sen vuoksi kehotamme tutustumaan uusimpiin tietosuojaperiaatteisiin säännöllisesti.

 

Helptenin tietosuojavastaava

Lisätietoja Helptenin tietosuoja- ja tietoturva-asioista antaa Helptenin tietosuojavastaava Timo Lampola, tietosuoja(at)helpten.fi, puhelin 050 377 4438.

 

Mitä henkilötietoja Helpten käsittelee ja mitkä ovat rekisteröityjen oikeudet

Helpten ylläpitää tietosuoja-asetuksen määrittämänä rekisterinpitäjänä asiakasrekisteriä ja potentiaalisten asiakkaiden rekisteriä.

Helpten-palveluissa (Ajotietopalvelut, Huoltokorjaamopalvelut ja Ajopiirturitietojen etälukupalvelu) asiakas on rekisterinpitäjä ja Helpten toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjien (asiakkaidensa) lukuun.

Kerättävät henkilötiedot (mitä tietoa kerätään ja mihin tietoa käytetään) määritellään tarkemmin Helptenin rekisteri- ja tietosuojaselosteissa. Samoin rekisteröityjen oikeudet on kuvattu näissä selosteissa.

• Rekisteriseloste: Helptenin potentiaalisten asiakkaiden rekisteri
• Rekisteriseloste: Helptenin asiakasrekisteri
• Rekisteriseloste: Helptenin tuottamat ajotieto-, huoltokorjaamo- ja ajopiirturin etälukupalvelut
• Helptenin tietosuojaseloste

Henkilötietojen ja muiden asiakastietojen käsittely perustuu useimmiten asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Voimme käsitellä tietoja myös muilla perusteilla, kuten toimeksiannostasi tai lain määräyksen perusteella. Keräämme tietoja myös valikoiduista ulkopuolisista lähteistä, esimerkiksi Trafista.

 

Mitä velvoitteita minulla on Helptenin asiakkaana (rekisterinpitäjänä)

Helptenin asiakkaat toimivat yleensä rekisterinpitäjinä niille käyttäjä- ajoneuvo- ja paikkatiedoille, joita he käsittelevät käyttäessään Helptenin ajotietopalvelua ja huoltokorjaamopalvelua. Rekisterinpitäjän (asiakkaan) tehtävänä on määrittää rekisterin käyttötarkoitus (esim. matkalaskujen laatiminen, tuotantoajoneuvojen käytön seuranta ja raportointi), kun taas henkilötietorekisterin käsittelijän (Helpten ja Helptenin alihankkijat) tehtävänä on auttaa asiakasta tiedon käsittelyssä käyttötarkoituksen mukaisella tavalla.

Rekisterinpitäjän (asiakkaan) vastuulla on huolehtia, että rekisteröidyiltä on saatu suostumus henkilötietojen käsittelyyn tai että rekisterinpitäjällä on muutoin riittävät perustelut henkilötietojen käsittelyyn. Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että rekisteröityjen tietoja käsitellään teknisesti ja hallinnollisesti tietosuoja-asetuksen vaatimuksien mukaisesti. Rekisterinpitäjän tulee huolehtia rekisteröityjen oikeuksien varmistamisesta, tarpeettoman tiedon poistamisesta, oman toimintansa läpinäkyvyydestä rekisteröidyille, tietojen oikeellisuudesta ja henkilötiedon käytön asianmukaisesta rajoittamisesta.

Rekisterinpitäjän (asiakkaamme) on ohjeistettava henkilötietojen käsittelijää (Helpten) siitä, miten henkilötietojen käsittely on suoritettava. Käytännössä tämä tapahtuu niin, että henkilötietojen käsittelystä sovitaan (esim. palvelun tilauksen yhteydessä) asiakkaan ja Helptenin välillä. Luonnollisesti asiakkaalla on oikeus toimittaa Helptenille täydentäviä ohjeita henkilötiedon käsittelemisestä.

Palvelujen käyttöönoton yhteydessä rekisterinpitäjän (asiakkaamme) on varmistettava, että palvelun piiriin tulevien paikannuslaitteiden, ajoneuvojen ja käyttäjien tiedot sekä näihin liittyvät luvitustiedot on toimitettu Helptenille oikeellisina ja ilman, että rekisteröityjen oikeuksia loukataan. Lisäksi Rekisterinpitäjän (asiakkaamme) vastuulla on, että näissä tiedoissa tapahtuvat muutokset (esim. henkilömuutokset, ajoneuvojen luovutukset jne.) toimitetaan viivytyksettä tiedoksi Helptenille.

Rekisterinpitäjän on huomioitava, mitä tietosuoja-asetus määrää alle 16-vuotiaiden henkilötietojen käsittelystä.

 

Mitä velvoitteita Helptenillä on henkilötietojen käsittelijänä

Helpten vastaa siitä, että se käsittelee henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön ja asiakkaan vahvistamien kirjallisten ohjeiden mukaisesti asianmukaisia tietoturvaprosesseja noudattaen. Helpten on velvollinen ilmoittamaan asiakkaalle, mikäli asiakkaan antamat ohjeet ovat Helptenin arvion mukaan lainvastaisia. Helpten toimii tarvittaessa yhteistyössä asiakkaan tietosuojasta ja -turvallisuudesta vastaavan henkilöstön kanssa.

Helpten vastaa siitä, että henkilötietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, jotka ovat sitoutuneet pitämään käsittelemänsä tiedot salassa.

Mikäli rekisteröity esittää henkilötietoihinsa liittyviä vaatimuksia suoraan Helptenille, Helptenillä on velvollisuus välittää nämä vaatimuksen rekisterinpitäjän tietoon ja avustaa rekisterinpitäjää toimenpiteissä, joita rekisteröidyn esittämä vaatimus mahdollisesti aiheuttaa.

Helptenillä on velvollisuus informoida rekisterinpitäjää henkilörekisteriin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista.

Helpten auttaa asiakasta tietosuoja-asetuksen tai tietosuojaviranomaisten rekisterinpitäjälle asettamien vaatimusten noudattamisessa, mihin liittyen Helptenillä on oikeus periä kohtuullinen korvaus, mikäli avun antaminen edellyttää Helptenin normaalista toiminnasta poikkeavia toimia.

Helpten-palvelun sisältämä henkilörekisteri ja siihen liittyvät Helptenin järjestelmät sijaitsevat EU:n/ETA:n alueella. Helpten ei takaa, ettei joitakin osia järjestelmän toiminnoista voisi sijaita tai järjestelmän ylläpitoon liittyvistä toiminnoista voisi tapahtua myös EU:n/ETA:n ulkopuolella. Helptenillä on velvollisuus asiakkaan pyytäessä toimittaa tiedot kaikista henkilötietojen siirroista EU:n/ETA:n ulkopuolelle sekä kaikista henkilötietojen käsittelyyn osallistuvista tai siihen liittyvistä alihankkijoista. Asiakkaalla on oikeus joko hyväksyä tai olla hyväksymättä näitä alihankkijoita tai henkilötietojen siirtoja.

Henkilötiedot poistetaan viimeistään, kun asiakas niin edellyttää tai kun sopimus lakkaa, sen mukaisesti kuin laki edellyttää tai palvelusopimuksen ehdot määräävät.

 

Henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot ja sopimukset

Rekisterinpitäjän lukuun tehtävän henkilötietojen käsittelyn ehdot määräytyvät asiakkaan hyväksymissä Helptenin tietosuojaehdoissa tai asiakkaan ja Helptenin välillä solmitussa tietosuojasopimuksessa.

 

Asiakasviestintä ja suoramarkkinointi

Asiakasviestinnällä tarkoitetaan asiakassuhteen hoitamiseksi tarvittavaa yhteydenpitoa. Helpten voi lähettää asiakkailleen tuotteita ja palveluita koskevaa asiakasviestintää ilman erillistä suostumusta.

Helptenin itse harjoittaman suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän voi kieltää ilmoittamalla siitä Helptenin asiakaspalveluun helpten(at)helpten.fi, puhelin 010 423 7080.

 

Evästeet

Helpten saattaa kerätä tietoa automaattisesti käyttämällä evästeitä tai muita vastaavia tekniikoita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa verkkosivuilla kävijän laitteelle. Tekstitiedostoon sisältyy tietoja, joita käytetään muun muassa verkkosivujen tai verkkopalveluiden käytön helpottamiseksi.

Helptenin verkkosivustot, verkkopalvelut ja mobiilisovellukset käyttävät evästeitä, ja muita vastaavia tekniikoita palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen, palvelujen käyttökokemuksen parantamiseen sekä markkinoinnin kohdistamiseen.

Käyttäjä voi kieltää evästeen tallentumisen muuttamalla selaimen asetuksia. Joissakin tapauksissa esto voi johtaa siihen, että internetsivujen selailu hidastuu tai sivusto tai verkkopalvelu ei toimi lainkaan. Evästeilmoituksen sulkemisella tai Helptenin verkkosivuston tai verkkopalvelun käytön jatkamisella muuttamatta verkkoselaimen evästeasetuksia hyväksyt evästeiden käytön.

 

Tietoturva

Helpten huolehtii palveluidensa tietoturvasta käyttäen menettelytapoja, jotka ovat tarkoituksenmukaisessa suhteessa uhkien vakavuuteen ja tekniseen kehitystasoon sekä kustannuksiin. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtivat siihen erikseen nimetyt henkilöt. Sisäisiä tietosuojaa ja tietoturvaa koskevia Helptenin ohjeistuksia toteutetaan muun muassa proaktiivisen riskienhallinnan keinoin, huomioimalla tietosuoja- ja tietoturva tuotteidemme ja palveluidemme suunnittelussa sekä kouluttamalla henkilöstöämme.

Palveluiden tietoturvaan liittyvistä toimenpiteistä ja muista tietoturvaan liittyvistä seikoista tiedotamme tarkoituksenmukaisimmalla tavalla, esimerkiksi verkkosivuilla tai asiakastiedotteilla.

Tietoturvaloukkausten torjumiseksi ja tietoturvaan kohdistuvien häiriöiden poistamiseksi voimme ryhtyä välttämättömiin toimiin muun muassa estämällä verkkopalvelujen käyttämisen.

Pyydämme kuitenkin kiinnittämään huomiota siihen, että mikään yritys ei voi tarjota täydellistä tietoturvaa. Jokaisen Helptenin asiakkaan on myös itse huolehdittava omasta tietoturvastaan tarkoituksenmukaisella tavalla, esimerkiksi huolehtimalla ajantasaisten virus- ja palomuuripalveluiden käytöstä ja käyttöjärjestelmien päivityksistä.

 

 

OTA YHTEYTTÄ